Xử lý thông tin mật trong công ty Nhật

Trước hết, phải lập tức báo cáo ngay lên sếp trực tiếp của mình, liệt kê danh sách những tài liệu có trong USB đó để bắt đầu đánh giá thiệt hại và tìm cách xử lý. Nếu trong đó có cả thông tin cá nhân của người khác thì phải ngay lập tức báo cho người đó biết để đề phòng các trường hợp giả mạo và các tình huống khác có thể xảy ra. Nếu mức độ thiệt hại của việc đánh mất dữ liệu là nghiêm trọng, việc nhân viên đó phải bồi thường hoặc bị cho nghỉ việc ở cũng chẳng phải là chuyện bất ngờ gì Nhật.

Người Nhật có nghiêm trọng hóa vấn đề hay không? 

Khi nói đến bảo mật trong kinh doanh là nói đến một phạm vi rộng bao gồm cả thông tin của sự việc lẫn thông tin cá nhân của tất cả những người có liên quan.

Trong đạo đức kinh doanh của người Nhật, bảo mật thông tin là yếu tố quyết định sự tồn tại của công ty. 

Tầm quan trọng của việc bảo mật thông tin nằm ở chỗ:
•  Ảnh hưởng trực tiếp đến sự vận hành kinh doanh của chính công ty đó
•  Ảnh hưởng trực tiếp đến các công ty đối tác hay nhân sự khác có liên quan
•  Ảnh hưởng đến sự đánh giá của các công ty đối tác đối với mức độ tin cẩn và nghiêm túc trong công việc thông qua việc xử lý và bảo mật thông tin. Một khi đã mất đi sự tin tưởng thì rất khó để lấy lại mối quan hệ tốt đẹp như lúc ban đầu.

Vì vậy, để những điều đáng tiếc không xảy ra, mỗi nhân viên cần chú ý những điều sau:

1. Phân biệt “công” và “tư”

Hầu như công ty Nhật nào cũng cố gắng trang bị cho từng nhân viên điện thoại và máy tính chuyên dụng để phục vụ công việc. Những trang thiết bị đó hầu như đã bị khóa các chức năng có liên quan tới giải trí như ứng dụng xem phim, nghe nhạc, hay tự ý cài đặt các phần mềm mới.

“Ý đồ” của sự phân biệt rạch ròi giữa “công” và “tư” này:
•  Đảm bảo cho nhân viên có sự tập trung tối đa vào công việc đang làm
•  Đảm bảo sự bảo mật tối đa trong kinh doanh, tránh tình trạng vô tình làm lộ thông tin ra ngoài trong khi sử dụng các thiết bị đó với mục đích “tư”.

Ngay cả khi không bị giới hạn, bản thân nhân viên cũng nên tự có ý thức trong việc chia mục đích ra để sử dụng các thiết bị được cấp đó.

2. Bảo mật cho các thiết bị sử dụng

•  Luôn đặt mật khẩu cho tất cả các thiết bị điện tử như điện thoại, máy tính (để bàn và xách tay) và thay đổi định kỳ.
•  Không để tình trạng email đang mở hoặc tài liệu đang mở trên màn hình mà rời khỏi chỗ ngồi, phải thu nhỏ các cửa sổ lại trước khi rời khỏi chỗ ngồi dù chỉ trong giây lát.
•  Máy tính nên để tình trạng khóa tự động (Log off hoặc Lock) sau một vài phút không sử dụng, phòng trường hợp đi ra khỏi chỗ ngồi mà chưa quay trở về ngay được.
•  Luôn khóa các tập tin mật bằng mật khẩu.
•  Nhờ bộ phận IT kiểm tra thường xuyên các phần mềm duyệt virus.

3. Cẩn thận khi gửi Email

•  Phân biệt CC và BCC trong mục địa chỉ người nhận: đây là chức năng cho phép người nhận nhìn thấy được (CC) hoặc không nhìn thấy được (BCC) những ai đang nhận cùng một email với mình. Địa chỉ email cũng là một phần của thông tin phải cẩn thận khi xử lý.
•  Các tài liệu/tập tin gửi ra ngoài công ty nên được khóa bằng mật khẩu. Email thông báo mật khẩu cho người nhận biết phải tách biệt với Email có đính kèm tài liệu để nâng cao độ bảo mật.
•  Khi gửi Email có tệp đính kèm, nên chuyển tệp đó qua chế độ PDF để tránh bị sao chép thông tin.

4.  Đối với các tài liệu đã in ra giấy

•  Hạn chế in tài liệu ra giấy, vừa bảo mật thông tin vừa tiết kiệm được chi phí cho công ty, ngoài ra còn góp phần bảo vệ môi trường. Một khi đã in ra thì nên bảo quản trong hộc tủ có khóa, tránh để bừa bãi trên bàn làm việc, nơi có nhiều người qua lại.
•  Đối với các tài liệu mang tính quan trọng, khi không cần đến nữa thì phải dùng máy hủy giấy để hủy, không nên vứt vào sọt rác.
•  Hạn chế tối đa việc mang tài liệu ra ngoài công ty cũng như việc sao chép tài liệu ra USB để hạn chế việc thất lạc.

5.  Khi tiếp xúc với đối tác

Kể cả khi gặp trực tiếp hay trao đổi qua điện thoại, nên từ tốn, không phát ngôn bừa bãi, nên kiềm chế để không bị lỡ lời và phải biết mình đang nói gì. 

Đối với các vấn đề đang nhạy cảm trong công ty, nếu bị người ngoài công ty hay thậm chí là đồng nghiệp ở bộ phận khác hỏi đến, cũng không nên tự tiện phát ngôn mà phải hỏi ý kiến của cấp trên về mức độ và nội dung cụ thể có thể trả lời.

6. Đối với đồng nghiệp

Tuyệt đối không mang chuyện của người này đi “tám” với người khác, đặc biệt là các vấn đề nhạy cảm như tiền lương, mức độ đãi ngộ,. để tránh gây hiềm khích, ghen tỵ, mâu thuẫn trong nội bộ công ty.

7. Sau khi nghỉ việc

Nhiều người có suy nghĩ “một khi đã nghỉ việc thì nghĩa vụ hay trách nhiệm với công ty cũ coi như đã hết” nhưng nếu bạn tự tiện đưa toàn bộ thông tin “nhạy cảm” của công ty cũ cho công ty mới thì bạn cũng sẽ không được trọng dụng, bởi chẳng có công ty nào đủ dũng cảm để tin dùng một nhân viên sẽ có khả năng “phản bội” lại công ty cũ cả.

Bảo mật thông tin không phải là chuyện chỉ diễn ra trong ngày một ngày hai mà đó là cả quá trình xuyên suốt cần được thực hiện mỗi ngày. Vì vậy, nên thực hiện một cách có hệ thống, thường xuyên tự mình kiểm tra, tạo thành thói quen để tránh những sai sót không đáng có mà có khi hậu quả của nó thì lại khó lường.

Minh Nhật / kilala.vn