Quy tắc về vị trí ngồi trong văn hóa doanh nghiệp Nhật Bản

Đối với những buổi họp trong công ty Việt Nam, người có chức vụ càng cao thì thường được ngồi ở vị trí trung tâm. Tuy nhiên, nếu làm việc trong công ty Nhật Bản, bạn sẽ thấy thứ tự ưu tiên vị trí ngồi đối với người Nhật hoàn toàn khác biệt. Tại sao như vậy?

Nhận biết được cấp bậc thông qua vị trí ngồi

Tương tự với văn hóa Việt Nam, trong xã hội Nhật Bản cũng có những nhân vật được gọi là “chiếu trên - kamiza (上座)”, chỉ người có chức vụ hoặc cấp bậc cao nhất trong nhóm, thường được mời ngồi ở những vị trí trang trọng nhất và “chiếu dưới - shimoza (下座)”, tức những người cấp dưới, ngồi ở những vị trí còn lại.

Khái niệm này cũng được áp dụng đối với các công ty Nhật Bản - nơi mà chức vụ là một trong những yếu tố quyết định vị trí ngồi trong phòng họp, phòng hội nghị, nhà hàng hay trên các phương tiện di chuyển như xe ô tô, tàu Shinkansen,. Sau đây là những quy tắc mà bạn cần nắm rõ để thể hiện mình là một nhân viên chuyên nghiệp trong công ty Nhật Bản.

Các quy tắc về vị trí thường thấy trong công ty Nhật Bản

A. Trong phòng họp/phòng tiếp khách

Quy tắc 1: Chức vụ càng cao càng ngồi xa cửa ra vào

Quy tắc này không chỉ áp dụng riêng cho phòng họp mà còn cả những nơi khác như phòng hội nghị, nhà hàng,. Ghế ngồi xa cửa ra vào nhất chính là vị trí ưu tiên nhất. Do đó, vị trí ngồi của cấp trên sẽ phụ thuộc vào vị trí cửa ra vào.

(Hình 1) Hình trên là vị trí ngồi cơ bản nhất. Thứ tự ưu tiên nhất được đánh số 1.

Ngoài ra, do ảnh hưởng của văn hóa “người nhà - người ngoài” (uchi - soto) đặc thù của các công ty Nhật Bản, vị trí ngồi còn phụ thuộc vào bạn là “người nhà” hay “khách” của công ty. Lúc này, “khách” sẽ là “chiếu trên” và ngồi ở vị trí ưu tiên.

(Hình 2) Theo quy tắc, người ngồi xa cửa nhất sẽ là “chiếu trên”, tuy nhiên trong trường hợp có nhiều ghế đặt ngang nhau như hình trên, thì “chiếu trên” sẽ ngồi ở vị trí trung tâm của khu vực xa cửa ra vào nhất.

Tuy nhiên không phải phòng họp hay phòng tiếp khách nào cũng đơn giản như vậy. Dưới đây là một số kiểu phòng khác.

1. Phòng tiếp khách có sô-pha đơn & đôi

- Chỗ ngồi xa cửa ra vào nhất sẽ là của “chiếu trên”

- Nếu trong phòng có sô-pha đôi và sô-pha đơn, “chiếu trên” sẽ được ngồi ở sô-pha đôi do rộng rãi và thoải mái hơn

- Thứ tự khi mời đồ uống cũng giống như thứ tự ngồi.

2. Phòng tiếp khách có sô-pha đơn

- Như đã nói ở hình (2), trong trường hợp trong trường hợp có nhiều ghế đặt ngang nhau như hình trên, thì “chiếu trên” sẽ ngồi ở vị trí trung tâm của khu vực xa cửa ra vào nhất.

- Thứ tự khi mời đồ uống cũng giống như thứ tự ngồi.

3. Phòng họp cơ bản

- Người chủ trì cuộc họp sẽ ngồi ở vị trí trung tâm

- Trường hợp này vẫn tuân theo quy tắc “chức vụ càng cao càng ngồi xa cửa ra vào”, tuy nhiên còn bổ sung thêm quy tắc “người càng ngồi gần ghế trung tâm sẽ có chức vụ càng cao”.

Quy tắc 2: Đối với phòng có cửa sổ, vị trí ngồi ngắm được cảnh đẹp nhất sẽ được dành cho “chiếu trên”

Nếu gặp tình huống bạn được mời đi họp tại các tòa nhà cao tầng, nơi thường có cửa số hướng ra khung cảnh bên ngoài hoặc trong các phòng hội nghị kiểu Nhật với cửa sổ trổ ra vườn, hãy tạm quên đi quy tắc 1 bởi vì thông thường, “chiếu trên” sẽ được ưu ái ngồi tại vị trí có thể ngắm được cảnh đẹp nhất. Tuy nhiên, như hình minh họa bên dưới, (1) và (2) đều là những vị trí có thể ngắm được cảnh đẹp. Sau khi ưu tiên cho quy tắc 2, chúng ta sẽ xét đến quy tắc 1, đó là ngồi càng xa cửa ra vào thì chức vụ càng cao, từ đó cho ra cách sắp xếp chỗ ngồi như hình.

B. Trong thang máy

Quy tắc chung:

- Chức vụ càng cao càng đứng xa cửa ra vào

- Người có chức vụ thấp nhất sẽ đứng gần bảng điều khiển thang máy nhất

Nếu đi cùng thang máy với cấp trên, bạn hãy chủ động giành vị trí đứng ngay bảng điều khiển thang máy. Khi đó hãy hỏi số tầng cấp trên muốn đến và kiểm soát việc đóng mở cửa thang máy khi cần thiết.

Thang máy có 4 người

Thang máy có 5 người

C. Trên các phương tiện di chuyển

Đối với người Việt Nam, khách quý thường được “nhường” cho ghế đầu tiên cạnh tài xế vì đây là vị trí rộng rãi, lại có tầm nhìn đẹp và thông thoáng nhất. Còn người Nhật thì sao?

Trong trường hợp xe có sẵn tài xế như xe taxi, xe hợp đồng,.

- “Chiếu trên” sẽ ngồi sau lưng tài xế bởi đây là vị trí an toàn nhất trên xe.

- Nếu có 3 người ngồi ở băng sau, người có chực vụ thấp nhất trong 3 người này sẽ ngồi ở giữa.

- Đối với xe 4 chỗ: người có chức vụ thấp nhất trong số những người có mặt trên xe sẽ ngồi cạnh tài xế bởi đây là vị trí nguy hiểm nhất.

- Đối với xe từ 4 chỗ trở lên: người có chức vụ thấp nhất trong số những người có mặt trên xe sẽ ngồi ở sau cùng bởi đây là vị trí khó ra vào nhất.

Trong trường hợp một thành viên trong đoàn kiêm nhiệm vụ lái xe

(Áp dụng cho tình huống thành viên của 2 công ty đi cùng chuyến xe. Lúc này, “chiếu trên” chính là phía đối tác).

- Khác biệt lớn nhất đó chính là lúc này, “chiếu trên” sẽ ngồi cạnh tài xế. Lí do là để bày tỏ thái độ cảm ơn với thành viên của công ty đối tác đã lái xe cho cả đoàn.

- Những thứ tự còn lại tương tự với trường hợp đầu tiên.

Trong trường hợp một thành viên trong đoàn kiêm nhiệm vụ lái xe

Trên đây chỉ là một số quy tắc thông thường mà bạn cần nắm khi làm việc trong công ty Nhật. Nếu lúng túng không biết nên ngồi hay đứng ở vị trí nào, tốt nhất bạn hãy đợi chỉ thị của “chủ nhà”. Ví dụ, nếu “chủ nhà” chưa có mặt ở phòng họp, hãy đứng đợi cho đến khi “chủ nhà” bước vào và ngồi tại vị trí mà “chủ nhà” mời. Bạn cũng có thể ngồi trong lúc đợi “chủ nhà” nhưng hãy nhớ đứng lên khi “chủ nhà” bước vào nhé! Đó cũng là một trong những quy tắc quan trọng trong tác phong công nghiệp Nhật Bản!

kilala.vn

02/05/2020

Bài: Lê Mai
Ảnh: PIXTA