Nỗi sợ mang tên "3 hồi chuông" (1)

Như đã nói ở kì trước, người Nhật có thói quen tự giới thiệu “Tôi là A của công ty X”. Câu chào đó không chỉ được áp dụng khi gặp gỡ trực tiếp khách hàng mà ngay cả khi gọi điện thoại cũng thế. Khi nhận một cuộc điện thoại từ khách hàng hay công ty đối tác, thay cho chữ “Alô” thông thường thì lời đầu tiên mà bạn nhận được từ đầu dây bên kia sẽ là: “Xin cảm ơn quý công ty lúc nào cũng chiếu cố đến chúng tôi. Tôi là A của công ty X”. Trong tình huống đó, ngay lập tức, bạn sẽ phải tốc ký ngay “quý danh” và tên công ty của người gọi điện. Tuy nhiên ở Nhật, tên công ty thường là một chuỗi ký tự vừa dài vừa khó hiểu, và chẳng hiểu vì lý do gì, người gọi điện luôn tự giới thiệu với tốc độ “siêu” nhanh. Do đó, việc tiếp nhận thông tin của người gọi điện hầu như là việc không tưởng đối với một người nước ngoài như tôi. Tôi luôn phải hỏi đi hỏi lại nhiều lần để chắc chắn mình nghe đúng. Có đôi lúc gặp những người phát âm khó nghe, tôi còn phải “cầu cứu” đến đồng nghiệp người Nhật ngồi bên cạnh. Việc đó vừa làm phiền đồng nghiệp lại vừa làm phiền đến người gọi điện. Đem nỗi khổ tâm này tỉ tê với mọi người, tôi luôn nhận được nụ cười thông cảm “Ngay cả người Nhật còn khó nghe được mà em…”

Nghe đến đây, có lẽ một số bạn sẽ bảo “Thế thì tránh không bắt máy là xong chứ gì!”. Thật ra, ở công ty Nhật thường có điều luật gọi là “Đổ chuông 3 hồi”, tức là, không bao giờ được để điện thoại reo quá hồi thứ 3 vì sẽ khiến người gọi điện phải đợi. Mà quả thật, hiếm có khi nào chuông điện thoại công ty tôi reo đến tiếng thứ 2. Vì chỉ vừa nghe tiếng “Reng!” đầu tiên thì hầu như cả phòng (trừ sếp) đều vồ ngay cái máy điện thoại. Để có thể bắt điện thoại nhanh như thế cũng phải có sự sắp xếp hẳn hoi. Nếu để ý, bạn sẽ thấy tất cả các máy điện thoại ở công ty đều được đặt bên tay trái, trong khoảng cách vừa tầm tay với nhất. Ngoài ra, trước mặt mỗi người luôn đặt sẵn quyển sổ hoặc giấy ghi chú cùng cây bút. Điện thoại vừa reng thì tay trái sẽ bắt máy và tay phải cầm bút để sẵn sàng ghi chép ngay, chứ không có chuyện khách nói rồi mới loay hoay tìm giấy viết.

Do đó, nếu ví cái điện thoại như một cuộc chiến, thì bạn lúc nào cũng phải ở tư thế một chiến sĩ  sẵn sàng lâm trận bất cứ lúc nào. Và tất nhiên, rèn luyện để nâng cao dần dần kĩ năng nghe hiểu là phương pháp duy nhất để “chiến sĩ” cải thiện tình hình. Tuy nhiên, đây chỉ mới là chặng thứ nhất của “thử thách điện thoại”. Những cam go thực sự vẫn đang chờ bạn ở kỳ sau.