Chạy theo việc hay việc "chạy" theo mình?

Nhân viên công sở, sợ nhất là chuyện “bơi” trong công việc, làm hoài mà công việc thì như cái nồi cơm của Thạch Sanh cứ sinh ra thêm, thêm mãi, thêm mãi, hoặc giả sử xong vài ba chuyện thì lại thiếu cái này sót cái kia, bên này hối bên kia thúc,. Nếu bạn cũng đã từng rơi vào tình trạng như thế, khoan vội trách mình không đủ khả năng hoàn thành công việc, mà chẳng qua là bạn chỉ hơi bị mất phương hướng, hơi rối mù chút xíu mà thôi. Hãy thử tập những thói quen nhỏ sau đây xem thử có cải thiện được hiệu quả xử lý công việc của bạn không nhé!

Tập thói quen quan sát

Nhìn một vòng quanh công sở của bạn, bạn sẽ thấy mặc dù với cùng khối lượng công việc như nhau, nhưng có những người mà họ lúc nào cũng có vẻ nhàn nhã nhưng công việc lại trôi chảy, hiệu suất cao, ngược lại có những người luôn tất bật mà việc thì chẳng đâu vào đâu. Vậy thì điểm khác nhau giữa họ là gì? Bạn sẽ học được những gì từ họ? 

Trường học là nơi chỉ cung cấp cho bạn vốn kiến thức cơ bản nhưng kĩ năng làm việc là thứ mà bạn chỉ có thể học được từ môi trường làm việc thực tế. Vì vậy, đừng ngại ngùng, đặc biệt là các bạn trẻ mới đi làm, hãy mạnh dạn nhưng khiêm nhường, hỏi xin lời khuyên từ các anh chị đàn anh đi trước trong công ty xem bí quyết giải quyết công việc của họ là gì, để tự mình học hỏi dần dần.

Tập thói quen ghi chú

Làm việc chung với người Nhật, bạn sẽ thấy họ rất chi tiết, thậm chí chi tiết quá đến nỗi các cộng sự nước ngoài đôi khi xem đó là một điều quá “tiểu tiết”, nhưng họ hiếm khi bỏ sót công việc. 

Tại sao?

Là vì họ rất giỏi ghi chú (trong tiếng Nhật cũng gọi là memo).

Trong hàng chục loại giấy tờ, công việc lớn nhỏ một nhân viên phải thực hiện trong ngày, bạn sẽ dễ bị thiếu sót việc này việc nọ nếu không ghi chú lại ngay. Thay vì chỉ nghe và gật gù rồi quên mất, người Nhật luôn có một quyển sổ tay bên mình, trong lúc lắng nghe, họ sẽ ghi chú lại ngay các từ ngữ quan trọng, sử dụng các gạch đầu dòng, các kí hiệu để tóm tắt một cách rõ ràng, dễ hiểu nhất. 

Nếu có khi nào bạn tự hỏi tại sao cách giải thích bằng giấy bút của người Nhật lại dễ hiểu, thực ra việc memo chính là một cách rèn luyện tốt nhất việc giải thích lại một sự việc, trước hết là cho chính mình, sau đó là cho người khác.

Lập To Do List

To Do List là bảng liệt kê toàn bộ những công việc bạn cần làm. 

Chúng ta hay đinh ninh rằng một khi đã ghi nhớ nội dung từng công việc (nhờ vào thói quen memo ở trên) thì sẽ không quên, nhưng khi số lượng việc nhiều lên, bạn dễ bị “quýnh” nên trước khi bắt tay vào xử lý một công việc cụ thể, hãy bắt đầu ngày mới bằng việc lập To Do List cho chính mình, cả việc nhỏ lẫn việc to, tránh thiếu sót bất cứ việc nào. Bạn có thể lập To Do List theo ngày, tuần, tháng hoặc từng giai đoạn thời gian phù hợp với mình. Việc nào xong thì gạch bỏ. Nhờ vậy, To Do List không những là bảng danh sách “thần thánh” nhắc việc cho bạn, mà còn là bảng theo dõi công việc, xem thử mình đã giải quyết được bao nhiêu phần trăm khối lượng công việc rồi, từ đó điều phối thời gian cho hợp lý hơn, rút kinh nghiệm cho các lần sau.

Lập thứ tự ưu tiên

Khi những công việc có thứ tự ưu tiên là như nhau, nghĩa là việc nào xử lý trước cũng được, thì chỉ To Do List thông thường là đã hữu hiệu lắm rồi, nhưng khi những công việc đó có mức độ quan trọng hoặc khẩn cấp khác nhau, là lúc bạn cần phải xem lại thứ tự ưu tiên trong To Do List của mình.

Tuy nhiên, con người chúng ta khác với những cỗ máy đã được lập trình sẵn, nên mặc dù đã có To Do List với thứ tự ưu tiên rõ ràng, đôi khi trước khi bắt tay ngay giải quyết một công việc “khó nhằn”, bạn có thể chọn một công việc đơn giản hơn để bắt đầu, như một kiểu “vận động làm ấm” trong thể thao, mục đích là để làm tạo hứng khởi trong công việc. Đây là một gợi ý rất hay được nhắc trên trong các sách dạy kĩ năng công sở ở Nhật.

Xác định thời gian thực hiện

Đối với các bạn đã từng có kinh nghiệm làm bài thi bằng trắc nghiệm thì chắc đã hiểu rõ phương pháp phân bổ thời gian là như thế nào. Nếu muốn hoàn thành bài thi của mình trong thời gian cho phép, thay vì cứ miên man làm hết câu này đến câu kia, tới lúc chuông hết giờ báo lên mới thấy mình còn quá nhiều câu chưa làm kịp, bạn nên phân bổ thời gian trả lời cho từng phần rõ ràng và thường xuyên kiểm tra xem mình có bị “lố” giờ hay không. Trong công việc cũng vậy.

Bạn có quá nhiều việc phải làm. Nếu cứ làm cho hết việc này mới tới việc kia thì việc này dễ lấn qua việc kia, bạn khó mà hoàn thiện đúng hạn được. Cẩn thận là tốt, nhưng nếu không có năng suất, không đúng thời hạn, thì khó gọi là làm việc hiệu quả được. Vì vậy, sau khi có thứ tự ưu tiên, bạn chia bổ thời gian thực hiện rõ ràng, chẳng hạn, việc thứ 1 thực hiện trong 30 phút, việc thứ 2 là 10 phút, việc thứ 3 là 15 phút,. rồi thậm chí có thể dùng đồng hồ hẹn giờ trên điện thoại để tự kiểm tra và đôn đốc tiến độ làm việc của chính mình.

Phối hợp cùng đồng nghiệp

Ngay cả khi bạn là một người làm việc tự do (freelancer), bạn vẫn luôn cần những người khác hỗ trợ, tương tác với bạn trong công việc, trong môi trường công sở thì càng có nhiều người như vậy.  Bạn nên thảo luận với họ trước khi bắt tay vào làm. Ví dụ có những việc bạn làm một giai đoạn, giai đoạn tiếp theo do một đồng nghiệp khác phụ trách, bạn nên nói chuyện với nhau trước để có cách phối hợp tốt nhất, trong khi bạn làm cái này thì tôi làm cái kia chẳng hạn, vừa tiết kiệm thời gian, công sức cho cả hai mà lại đạt được hiệu suất tối đa nhất, tránh tình trạng người này phải đợi người kia, dẫn đến kết quả chung không tốt đẹp.

Nói tóm lại, nếu bạn biết sắp xếp một cách hợp lý, thay vì phải chạy theo công việc, bạn sẽ trở thành người làm chủ được tình hình. Chúc các bạn một ngày “ngăn nắp”!

Minh Nhật/ kilala.vn