Những “phép lịch sự” nơi công sở mà người Nhật muốn thay đổi
Từ cách trao đổi email, lời chào hỏi cho đến việc mua quà lưu niệm cho đồng nghiệp, những “phép lịch sự” này đã trở thành các quy tắc ứng xử quen thuộc trong môi trường công sở Nhật Bản. Tuy nhiên, khi cách làm việc và giao tiếp thời nay đang dần thay đổi, đặc biệt là với người trẻ, nhiều người bắt đầu tự hỏi liệu những “phép lịch sự” này có còn thực sự cần thiết hay không?
Vì vậy, môi trường công sở Nhật Bản thường có những quy tắc ứng xử “bất thành văn”, tùy theo văn hóa của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi phong cách làm việc và giao tiếp thời nay đang ngày càng thay đổi, một số “phép lịch sự” dần trở thành những quy tắc gây mệt mỏi và áp lực cho nhân viên, đặc biệt là đối với người trẻ.
Để tìm hiểu về vấn đề này, công ty truyền thông Mfro tại Tokyo đã thực hiện một khảo sát với gần 500 nhân viên văn phòng, thuộc nhiều nhóm tuổi từ 20 đến hơn 50. Và dưới đây là một số “phép lịch sự” hoặc “quy tắc ứng xử” phổ biến nơi công sở mà người lao động cảm thấy áp lực hoặc không còn cần thiết như trước.
Top 5: Mua quà lưu niệm sau khi đi du lịch hoặc đi công tác
Khi đi công tác hay đi du lịch, việc mua những món quà lưu niệm nho nhỏ hay đồ ăn vặt địa phương vốn là cách chia sẻ niềm vui và thể hiện sự quan tâm đến những người đồng nghiệp thân thiết.
Nhưng khi trở thành một “thông lệ” mang tính chất “dĩ nhiên phải làm”, điều này sẽ làm mất đi ý nghĩa chia sẻ niềm vui một cách tự nguyện ban đầu. Nhiều người tham gia khảo sát cho biết mình cảm thấy áp lực khi phải dành thêm chi phí và thời gian để lựa chọn quà phù hợp cho đồng nghiệp, cấp trên mỗi khi đi đâu xa về.
Top 4: Những màn chào hỏi quá mức cần thiết
Chào hỏi luôn là một quy tắc ứng xử quan trọng trong văn hóa công sở Nhật Bản. Thế nhưng, một số doanh nghiệp có văn hóa chào hỏi hơi quá mức cần thiết có thể khiến nhân viên cảm thấy mệt mỏi và áp lực.
Một số người tham gia khảo sát chia sẻ rằng việc phải lần lượt đến chào từng người mỗi khi đến công ty hoặc khi tan làm, hay phải đứng dậy chào hỏi khi cấp trên xuất hiện rất mất thời gian, làm gián đoạn công việc và không thật sự cần thiết.
Top 3: Giao tiếp nhanh qua tin nhắn
Nếu như email thường được dùng để gửi những thông tin, văn bản hay những vấn đề công việc cần tính chất trang trọng, thì những ứng dụng tin nhắn là nơi để trao đổi công việc nhanh chóng, thân mật và thuận tiện hơn.
Thế nhưng, khi những quy tắc lịch sự vốn dành cho email được áp dụng vào các cuộc trò chuyện qua tin nhắn, nhiều người cảm thấy việc này khá mất thời gian và khiến cuộc trò chuyện trở nên rườm rà hơn cần thiết. Chẳng hạn như việc phải bắt đầu tin nhắn bằng những câu mào đầu như: “Bạn đã vất vả rồi - 「お疲れ様です」”, gửi những lời chào mang tính hình thức dù nội dung chỉ đơn giản là một câu hỏi công việc, hay phải “thả biểu tượng cảm xúc” trong mọi tin nhắn.
Top 2: Cảm thấy “tội lỗi” khi xin nghỉ phép
Ở một số nơi làm việc, nhân viên thường sẽ thông báo trước với đồng nghiệp rằng mình sẽ nghỉ phép và mang bánh kẹo hoặc đồ ăn vặt để mang đến công ty vào ngày hôm sau. Với nhiều người, đây là cách thể hiện lòng biết ơn đến những đồng nghiệp đã làm thay phần việc khi mình nghỉ phép.
Tuy nhiên, một số người tham gia khảo sát cho rằng việc sử dụng ngày nghỉ phép là quyền lợi hợp pháp của mình nên họ thấy khó hiểu khi phải xin lỗi hoặc cảm ơn đồng nghiệp. Một nữ nhân viên ở độ tuổi 30 chia sẻ rằng cô cảm thấy không thoải mái khi thấy những đồng nghiệp đã xin nghỉ phép phải đi từng bàn để xin lỗi vì “họ chẳng làm gì sai cả”.
Top 1: Quy tắc ứng xử trong cách viết email
Cuối cùng, đứng đầu danh sách những “phép lịch sự” nơi công sở mà nhiều người muốn bỏ nhất là “quy tắc ứng xử trong cách viết email”. Chẳng hạn như email phải mở đầu bằng “Bạn đã vất vả rồi -「お疲れ様です」” hay “Cảm ơn vì đã luôn giúp đỡ -「いつもお世話になっております」”, sử dụng những cụm từ phức tạp, thêm lời chúc ở cuối email hoặc sắp xếp người nhận theo thứ tự chức vụ/thâm niên.
Một người tham gia khảo sát cho rằng việc sử dụng những câu chào hỏi này trong email nội bộ là không cần thiết. Một người khác lại nhắc đến việc phải sắp xếp tên người nhận theo chức vụ dù trước đó chưa từng nghĩ đây là điều quan trọng.
Những quy tắc này vốn để thể hiện sự tôn trọng và lịch sự khi giao tiếp. Thế nhưng, khi một email đơn giản cũng cần cân nhắc hình thức quá nhiều, một số người bắt đầu cảm thấy việc trao đổi qua email rất mất thời gian và không cần thiết trong phạm vi nội bộ công ty.
Một nhân viên văn phòng ở độ tuổi 20 bày tỏ: “Mỗi lần phải nghĩ ra một tin nhắn lịch sự đều tốn rất nhiều thời gian, và việc phải viết phản hồi sao cho đúng chuẩn mực của người nhận thật sự rất mệt mỏi. Tôi muốn tập trung vào công việc chính của mình, nhưng cuối cùng lại lãng phí năng lượng vào những việc không cần thiết.”
Vì sao những quy tắc không còn cần thiết vẫn được duy trì?
Khảo sát còn phỏng vấn những người tham gia rằng vì sao họ không tự mình bỏ đi những quy tắc ứng xử mà họ cảm thấy không cần thiết. Câu trả lời phổ biến nhất chính là họ không thể làm trái quy tắc vì lo lắng người khác sẽ nghĩ gì về mình, đồng thời những điều này đã trở thành “thông lệ” hiển nhiên tại nơi làm việc.
Nếu tất cả mọi người đều viết email theo một quy tắc chung, người nào viết khác đi có thể bị xem là thiếu lịch sự. Nếu tất cả đồng nghiệp đều mang quà về sau mỗi chuyến công tác hay du lịch, thì mình sẽ thấy rất ngại khi không làm theo điều đó. Dần dần, những điều ban đầu chỉ là một lựa chọn trong cách giao tiếp lại trở thành một phần của “quy tắc ứng xử nơi công sở”.
Nhìn chung, khi phong cách làm việc của mỗi thế hệ thay đổi theo nhiều hướng khác nhau, các quy tắc ứng xử cũng cần có linh hoạt thay đổi sao cho phù hợp. Điều quan trọng nhất chính là để những “phép lịch sự” này trở lại đúng với mục đích ban đầu của nó - chính là để mọi người được cảm thấy thoải mái khi làm việc cùng nhau.
kilala.vn
Đăng nhập tài khoản để bình luận